SaaS-platformen · Webapplicaties
Een franchiseketen maakte elke week met de hand 200 selfbilling-facturen voor franchisenemers en 300 klantfacturen. Wij bouwden een platform dat de omzetlijsten inleest, alles controleert en de facturen automatisch in de boekhouding zet.
Dit project is geanonimiseerd: de aanpak en omvang zijn representatief, de klantnaam noemen we niet.
Elke week opnieuw: omzetlijsten uit de kassasystemen van ruim 150 vestigingen ophalen, per franchisenemer uitrekenen wat de keten hen verschuldigd is en per klant wat er gefactureerd moet worden. De financiële administratie had in het facturatiepakket een slimmigheid gevonden met abonnementen, maar hield de omzetlijsten nog steeds handmatig tegen die abonnementen aan en maakte de facturen één voor één. Daar ging een volledige fte aan op, en toch sloop er iedere week wel ergens een verkeerd bedrag of een vergeten vestiging in. Franchisenemers belden over afwijkingen, correctiefacturen stapelden zich op en niemand kon met zekerheid zeggen of een run compleet was. De keten kwam met één vraag: kan dit niet gewoon kloppen, zonder dat er iemand een hele week mee bezig is?
We zijn begonnen aan de keukentafel van de administratie: twee weken lang hebben we meegekeken hoe een run écht verliep, welke uitzonderingen er waren en waar het misging. Daaruit kwam een set verdeelsleutels: per vestiging en per productgroep vastgelegd welk deel van de omzet naar de franchisenemer gaat en welk deel de keten factureert. Die sleutels hebben we samen met de financieel manager in het platform gezet, zodat zij ze zelf kunnen beheren als een contract verandert. Daarna bouwden we het platform zelf: de omzetlijsten worden per keten geüpload of automatisch opgehaald, het systeem controleert ze eerst op ontbrekende vestigingen, dubbele regels en afwijkende bedragen, en pas als alle fouten zijn afgehandeld kan een run worden gestart. Elke run maakt de selfbilling-facturen en klantfacturen aan en pusht ze via een koppeling rechtstreeks naar het facturatie- en boekhoudsysteem. Een audit trail legt vast wie welke lijst uploadde, welke fouten zijn gecorrigeerd en welke facturen uit welke run komen. De eerste drie weken draaide het platform als schaduwrun naast het handmatige proces; toen de cijfers drie keer op de cent overeenkwamen, is de handmatige route gestopt.
Kosteloos adviesgesprek
Vertel ons in een gratis intake wat je wilt bereiken. Je krijgt binnen 24 uur een eerlijk antwoord.
