Microsoft Teams is voor veel organisaties al de plek voor chat, vergaderen en samenwerken. Maar bellen via Teams naar externe nummers vereist een extra stap: een VoIP-koppeling of Microsoft Teams Phone. Hoe werken beide opties en wat past het beste bij uw organisatie?
Microsoft Teams heeft de afgelopen jaren een centrale rol ingenomen in zakelijke communicatie. Maar Teams is van origine een samenwerkingsplatform voor interne communicatie. Voor het bellen naar en ontvangen van gesprekken van externe nummers is een aanvullende oplossing nodig. Hier komen VoIP en de verschillende Teams Phone-opties in beeld.
Microsoft biedt drie manieren om extern bellen via Teams mogelijk te maken. De eerste is Microsoft Calling Plans: Microsoft levert zelf de telefonienetwerkaansluiting. U koopt belminuten rechtstreeks bij Microsoft als add-on op uw M365-licentie. Dit is de eenvoudigste optie maar ook de duurste, en alleen beschikbaar in geselecteerde landen.
De tweede optie is Direct Routing: u koppelt uw eigen VoIP-provider via een Session Border Controller (SBC) aan Teams. Dit geeft maximale flexibiliteit: u behoudt uw huidige nummers, tarieven en providerrelatie, en koppelt deze aan Teams. Ideaal voor organisaties die al een VoIP-infrastructuur hebben of die specifieke nummerbereiken willen behouden.
De derde optie is Operator Connect: een gecertificeerde telefonie-operator levert de PSTN-koppeling direct aan Teams zonder dat u zelf een SBC hoeft te beheren. De verbinding wordt via het Microsoft-partnernetwerk gelegd. Dit combineert het gemak van Microsoft Calling Plans met de tarieven en nummers van een externe provider.
Wanneer VoIP en Teams correct zijn geïntegreerd, verdwijnt het onderscheid tussen intern en extern bellen voor de eindgebruiker. Medewerkers bellen via de Teams-app op hun laptop of telefoon, zien wie er beschikbaar is via de aanwezigheidsindicator en kunnen direct doorverbinden naar een collega. Inkomende gesprekken op het zakelijke vaste nummer komen binnen in Teams, ook als de medewerker op een andere locatie werkt.
Voor managers en contactcenterbeheerders biedt de integratie rapportage op één platform. Gespreksvolumes, niet-beantwoorde oproepen en wachtrij-statistieken zijn beschikbaar in het Teams-beheercentrum naast de standaard Teams-gebruiksrapporten. Er is geen apart rapportagesysteem nodig voor telefonie.
De combinatie van VoIP-telefonie, Teams en een CRM-systeem is het meest krachtig wanneer alle drie zijn geïntegreerd. Via een koppeling met HubSpot, Salesforce of Microsoft Dynamics 365 verschijnt bij een inkomend gesprek automatisch de klantkaart in het CRM. Gespreksnotities worden gelogd. Opvolgacties kunnen direct worden aangemaakt vanuit de contactpagina. Medewerkers hoeven niet meer tussen systemen te schakelen.
Zarioh Digital Solutions implementeert volledige communicatieomgevingen waarbij VoIP-telefonie, Microsoft Teams en uw CRM naadloos samenwerken. Van advies over de juiste Teams Phone-optie tot de technische implementatie en gebruikerstraining: wij begeleiden het gehele traject. Neem contact op voor een inventarisatiegesprek.
Was dit artikel nuttig?
Ontvang nieuwe artikelen direct in je inbox.
Geen spam. Afmelden kan altijd.
