Microsoft rolt Teams Facilitator breed uit in juni 2026. De AI-assistent maakt real-time gedeelde notulen, bewaakt de tijd en detecteert nu ook vragen die tijdens een vergadering onbeantwoord blijven — om ze automatisch op te zoeken. Wat doet het, welke licentie heb je nodig en hoe richt je het in?
Vergaderen kost organisaties gemiddeld een derde van de werkweek. De administratieve last die daarmee gepaard gaat — notulen maken, actiepunten bijhouden, uitzoeken wat er tijdens een sessie die je miste is besloten — maakt dat getal nog zwaarder. Microsoft rolt in juni 2026 Teams Facilitator breed uit als AI-vergaderassistent die een deel van die last automatisch afhandelt. En met de nieuwste update detecteert de assistent ook vragen die onbeantwoord blijven, om ze via websearch op te lossen.
Facilitator was de afgelopen maanden in beperkte preview beschikbaar bij early-adopter organisaties die intern als testgroep fungeerden. De breedte-uitrol in juni 2026 maakt de functie beschikbaar voor alle gebruikers met een Microsoft 365 Copilot-licentie. Tegelijkertijd introduceert Microsoft twee nieuwe mogelijkheden: onbeantwoorde-vraagdetectie en een in-meeting schakelaar die vergaderorganisatoren controle geeft over wanneer AI actief is.
Facilitator draait als een AI-agent binnen de vergadering en voert continu vier taken uit. Ten eerste maakt het real-time gedeelde notulen. Terwijl deelnemers spreken, verschijnen de notities in een apart venster dat voor iedereen in de vergadering zichtbaar is — niet alleen voor de persoon met de Copilot-licentie. Dat maakt het anders dan Intelligent Recap, dat achteraf een samenvatting genereert: Facilitator schrijft mee terwijl de vergadering plaatsvindt.
Ten tweede bewaakt Facilitator de tijd. Als een agendapunt te lang duurt, attendeert de assistent de groep hierop. Ten derde herkent het beslissingen en actiepunten zodra ze worden uitgesproken en voegt ze toe aan de gedeelde notities, inclusief wie wat heeft toegezegd. Ten vierde beantwoordt het vragen zonder de vergadering te onderbreken: een deelnemer kan een vraag stellen via de Copilot-chat zonder de groep af te leiden.
De meest opvallende nieuwe functie die in juni 2026 uitrolt: Facilitator detecteert automatisch wanneer een vraag tijdens de vergadering onbeantwoord blijft. Stelt iemand een vraag en reageert de groep niet of onvolledig, dan toont Facilitator een melding in de chat: het heeft de vraag gedetecteerd en biedt aan om een antwoord op te zoeken via websearch.
Een deelnemer selecteert 'Ja' en Facilitator voert een gerichte zoekopdracht uit, haalt het meest relevante resultaat op en deelt het in de vergaderschat. De vraag en het antwoord worden ook opgenomen in de gedeelde notities. Dat is bijzonder nuttig in technische vergaderingen waar specifieke versienummers, procedures of prijzen worden besproken, in sales calls waar productspecificaties snel opgezocht moeten worden, en in projectmeetings waar compliance-eisen ter tafel komen.
De zoekfunctie werkt via Bing en is gebonden aan de normale beveiligingskaders van Microsoft 365. Vertrouwelijke bedrijfsinformatie wordt niet als zoekterm naar buiten gebracht — Facilitator analyseert de context en formuleert een neutrale zoekvraag.
Naast de vraagdetectie introduceert Microsoft een in-meeting schakelaar waarmee vergaderorganisatoren en aangewezen presentatoren alle AI-vergaderfuncties — Copilot, Facilitator en recap — in één klik kunnen aan- of uitzetten tijdens een lopende vergadering. Eerder was het uitschakelen van AI-functies alleen mogelijk door de vergadering van tevoren opnieuw te configureren.
Dit lost een praktisch probleem op. Vergaderingen hebben vaak een openbaar en een vertrouwelijk deel. Met de schakelaar kan een directeur de AI voor de kwartaalrapportage actief laten en hem uitschakelen zodra het gesprek naar personeelszaken of een overname verschuift — zonder de vergadering te onderbreken of een nieuw gesprek te starten.
Facilitator vereist een Microsoft 365 Copilot-licentie. Teams Premium alleen is niet voldoende; dat was wel een veelgehoorde misvatting tijdens de preview. De Copilot-licentie is nodig voor de gebruiker die Facilitator toevoegt of activeert — typisch de vergaderorganisator.
De gedeelde notities en de in-meeting updates zijn wel zichtbaar voor alle deelnemers, ook zonder Copilot-licentie. Dat maakt het kostenefficiënt: je hoeft niet elke medewerker te licentieren, alleen de rollen die vergaderingen organiseren of leiden. Denk aan directeuren, projectmanagers, salesleads en teamleiders.
Voor organisaties op Microsoft 365 E3 of E5 is Copilot een add-on van dertig euro per gebruiker per maand. Voor Business Standard- of Business Premium-abonnees geldt hetzelfde. Organisaties met de E7 Frontier Suite hebben Copilot al inbegrepen.
Facilitator is standaard beschikbaar voor gebruikers met een Copilot-licentie. Er is geen specifieke adminactie nodig om het te activeren. Wel zijn er twee configuratiepunten die IT-beheerders moeten kennen.
Het eerste punt is transcriptie. Facilitator maakt gebruik van de Teams-transcriptie-engine om gesprekken te verwerken. Als transcriptie op tenantniveau is uitgeschakeld of per beleid geblokkeerd voor bepaalde gebruikers, werkt Facilitator daar niet. Controleer via Teams-beheercentrum > Vergaderingen > Vergaderbeleid > Transcriptie inschakelen.
Het tweede punt is het uitschakelen van Facilitator voor specifieke groepen. Dat kan via Teams-beheercentrum > Teams-apps > Apps beheren > zoek op 'Facilitator' en zet de status op Geblokkeerd voor de gewenste gebruikersgroep. Alternatieven zijn het uitschakelen van Copilot als geheel via vergaderbeleid, maar dat blokkeert ook alle andere Copilot-vergaderfuncties.
Een veelgestelde vraag bij AI-vergaderfuncties: wat gebeurt er met de transcriptie en de notities? Microsoft verwerkt Facilitator-data uitsluitend binnen de eigen Microsoft 365-tenant. De content wordt niet gebruikt voor het trainen van externe AI-modellen.
Via Microsoft Purview kunnen IT-beheerders retentiebeleid instellen voor AI-notulen en transcripties, vergelijkbaar met hoe andere Teams-opnames worden beheerd. Voor compliance-gevoelige sectoren, zoals financiën, zorg of juridische dienstverlening, is het advies om sensitivity labels in te stellen voor vergaderingen met externe partijen en Facilitator daar standaard uit te sluiten tot het retentiebeleid is geconfigureerd.
Deelnemers zien altijd via een indicator in de vergaderinterface of transcriptie actief is. Facilitator toont geen verborgen verwerking — wie aan de vergadering deelneemt, weet dat AI-notities worden gemaakt.
Vier stappen voor IT-teams en directeuren die Facilitator willen inzetten. Ten eerste, inventariseer welke gebruikers al een Microsoft 365 Copilot-licentie hebben. In de meeste organisaties zijn dat de managementlaag en projectleiders — precies de groep die het meest baat heeft bij gedeelde notities en onbeantwoorde-vraagdetectie.
Ten tweede, voer een pilot uit met een kleine groep van vijf tot tien actieve vergaderders. Activeer Facilitator in de vergaderopties en evalueer na drie weken welke functie het meeste gedragsverandering oplevert. In de praktijk blijkt de gedeelde notitie het snelst aangeslagen te worden, omdat het de nabespreking en het verzenden van actiepunten overbodig maakt.
Ten derde, stel een kort governance-kader op. Welke vergadertypen zijn uitgesloten van AI-verwerking, wie kan de schakelaar bedienen, en hoe lang worden notulen bewaard? Een half A4 volstaat als startpunt.
Ten vierde, communiceer naar gebruikers. Facilitator werkt het best als iedereen begrijpt wat het doet en hoe ze de schakelaar gebruiken. Een korte instructie in de interne nieuwsbrief of een Teams-kanaal is voldoende om weerstand te voorkomen. Wilt u ondersteuning bij het inrichten van Facilitator, het opstellen van een governance-kader of het evalueren van uw Copilot-licentiestructuur? Zarioh helpt organisaties bij de praktische inzet van Microsoft 365 Copilot. Neem contact op voor een vrijblijvend gesprek.
Was dit artikel nuttig?
Ontvang nieuwe artikelen direct in je inbox.
Geen spam. Afmelden kan altijd.
