Microsoft Places is de nieuwe workplace intelligence-laag bovenop Teams en Outlook. Het toont wie wanneer op kantoor is, welke ruimtes beschikbaar zijn en geeft AI-aanbevelingen voor samenwerking. Wat doet het, voor wie is het relevant en hoe activeert u het?
Hybride werken is voor veel Nederlandse bedrijven de nieuwe standaard. Medewerkers werken deels thuis, deels op kantoor en de uitdaging is steeds vaker: hoe weet je wanneer het de moeite waard is om naar kantoor te komen? Microsoft Places geeft antwoord op die vraag. De tool is geintegreerd in Microsoft 365 en combineert kalenderdata, locatievoorkeuren en AI om hybride werkplanning te ondersteunen.
Microsoft Places is een workplace intelligence-platform dat bovenop uw bestaande Microsoft 365-omgeving draait. Het verzamelt gegevens uit Outlook-agenda's, Teams en het gebouwbeheersysteem van uw kantoor om inzicht te geven in wie wanneer op kantoor is, welke vergaderruimtes beschikbaar zijn en wanneer het meest zinvol is om fysiek aanwezig te zijn.
Het systeem stelt medewerkers in staat hun werklocatie voor de komende week in te plannen, vergelijkbaar met een 'status' in hun agenda. Die informatie is zichtbaar voor collega's, zodat u kunt afstemmen wanneer u allebei op kantoor bent voor een overleg dat u eigenlijk liever face-to-face wilt voeren.
De belangrijkste functies zijn: een persoonlijk werkschema waarmee medewerkers hun kantoor- en thuisdagen plannen, een teamsoverzicht dat toont wanneer directe collega's op kantoor zijn, AI-aanbevelingen voor de beste kantoordag op basis van vergaderingen en samenwerkingsmomenten, en ruimtebeheer voor het reserveren van flexplekken en vergaderzalen.
Voor facilitymanagers en HR biedt Places een analytics-laag. U ziet hoe het kantoor wordt gebruikt, welke ruimtes structureel leeg blijven en op welke dagen de bezetting piekt. Op basis daarvan kunt u uw kantoorinrichting en energieverbruik optimaliseren.
Places is geintegreerd in de Teams-app als een apart tabblad en verschijnt ook in Outlook via een zijpaneel. Medewerkers hoeven geen aparte applicatie te installeren. De werklocatiestatus die een medewerker instelt in Places verschijnt automatisch in zijn of haar Outlook-profiel, zodat collega's en managers op een centrale plek kunnen zien waar iedereen werkt.
Voor organisaties die Microsoft Teams Rooms gebruiken biedt Places ook integratie met ruimtesensoren. Dat geeft real-time inzicht in welke vergaderzalen bezet zijn, ook als er geen vergadering in de agenda staat.
Microsoft Places verwerkt locatiedata van medewerkers, ook al gaat het om kantoor versus thuis en niet om GPS-coordinaten. Toch heeft dat implicaties voor de AVG. Uw organisatie moet medewerkers informeren over welke data wordt verzameld, hoe lang die wordt bewaard en wie toegang heeft. Microsoft biedt beheermogelijkheden op admin-niveau om te bepalen welke gegevens worden gedeeld en hoe gedetailleerd de analytics zijn.
Bespreek de uitrol van Microsoft Places altijd met uw ondernemingsraad als die er is. De OR heeft instemmingsrecht bij systemen die het gedrag of de prestaties van medewerkers monitoren.
Places is het meest relevant voor organisaties met meer dan 20 medewerkers die hybride werken en een gedeeld kantoor hebben. Kleinere teams met een vaste werkplek hebben er minder aan. De tool is inbegrepen bij Microsoft 365 Business Premium en bepaalde E-licenties. Controleer uw licentievorm voordat u de service activeert.
Wilt u weten of Microsoft Places beschikbaar is in uw huidige licentie en hoe u de uitrol organiseert inclusief de medezeggenschap? Neem contact op met Zarioh.
Was dit artikel nuttig?
Ontvang nieuwe artikelen direct in je inbox.
Geen spam. Afmelden kan altijd.
