Wie dacht dat het uitschakelen van auto-renewal voldoende was om te voorkomen dat een Microsoft CSP-abonnement automatisch doorloopt, heeft het mis. Per 1 april 2026 vervalt de vertrouwde dertigdaagse respijtperiode. Verlopen abonnementen gaan nu automatisch over naar Extended Service Time, een duurder maandtarief met een toeslag van drie procent. Wat u moet weten en hoe u dit voorkomt.
Veel organisaties beheren hun Microsoft-licenties via het Cloud Solution Provider-programma, ofwel CSP. Tot voor kort was de werkwijze bij het niet verlengen van een abonnement relatief comfortabel: als auto-renewal uitstond en er geen vernieuwing werd geplaatst, had u dertig dagen de tijd voordat er iets veranderde. Dat geeft ruimte om te beslissen, te heronderhandelen of over te stappen.
Die dertig dagen zijn per 1 april 2026 verleden tijd. Microsoft heeft de regels fundamenteel gewijzigd. Wie nu auto-renewal heeft uitgeschakeld en vergeet tijdig actie te ondernemen, komt niet meer in een neutrale wachtstand terecht maar wordt automatisch overgezet naar Extended Service Time, afgekort EST. En dat is een stuk duurder.
Extended Service Time is een overgangsregeling die Microsoft introduceerde om te voorkomen dat bedrijven plotseling hun toegang tot diensten verliezen als een abonnement verloopt zonder dat er een nieuwe bestelling klaarstaat. Het klinkt klantvriendelijk, en dat is het in zekere zin ook: uw medewerkers kunnen gewoon doorwerken.
Maar EST kent een prijskaartje. De facturering schakelt over van het jaarlijkse tarief naar het maandtarief, dat doorgaans zo'n twintig procent hoger ligt dan het jaarequivalent. Daarboven op komt een opslag van drie procent. Wie op EST belandt en dat een paar maanden laat doorlopen zonder actie te ondernemen, betaalt dus significant meer dan nodig.
EST is in theorie annuleerbaar op elk moment en er wordt pro rata gefactureerd, u betaalt dus alleen voor de periode die u gebruikt. Maar in de praktijk merken organisaties dit vaak te laat, juist omdat de dienst gewoon blijft werken en er geen zichtbare waarschuwing is dat u inmiddels op een duurder tarief zit.
Microsoft wil continuïteit van dienstverlening borgen en vermijden dat abonnementen in een ongedefinieerde toestand belanden. De nieuwe aanpak dwingt partners en klanten om bewuster om te gaan met verlengdata. In de praktijk betekent het ook dat Microsoft minder omzet misloopt door abonnementen die in een grijs gebied blijven hangen.
Voor Microsoft-partners zoals Zarioh verandert er ook het nodige. Waar een partner voorheen kon wachten met het plaatsen van een vernieuwingsorder totdat de klant een definitieve beslissing had genomen, moet er nu voor de verloopdatum een actieve keuze zijn gemaakt: verlengen, opzeggen of bewust overgaan naar EST.
Het grootste risico zit niet in de technische continuïteit maar in de onverwachte kosten. Stel dat u een abonnement heeft voor vijftig gebruikers op Microsoft 365 Business Premium. Bij een jaarlijks tarief van circa 22 euro per gebruiker per maand betaalt u op EST al snel 26 euro of meer, plus de drie procent toeslag. Over een periode van drie maanden loopt dat op tot een meeruitgave van honderden euro's, puur omdat de verlengdatum niet op tijd in beeld was.
Een tweede risico is dat organisaties met meerdere abonnementen en verschillende verloopdatums het overzicht kwijtraken. Als per abonnement de vervaldatum afzonderlijk moet worden bewaakt, neemt de kans op een gemiste datum toe.
De eerste stap is inzicht. Zorg dat u een volledig overzicht heeft van al uw actieve CSP-abonnementen, inclusief de verloopdatum, het aantal licenties en de huidige auto-renewal instelling. Als u werkt met een Microsoft-partner, vraag dan om een actueel overzicht en bevestig welke abonnementen op welke datum verlopen.
De tweede stap is een bewuste keuze per abonnement. Wilt u verlengen, dan is het verstandig auto-renewal aan te laten staan of tijdig een vernieuwingsorder te plaatsen. Wilt u niet verlengen of overweegt u een andere licentie, geef dit dan ruim voor de verloopdatum door aan uw partner, zodat er geen onbedoelde overgang naar EST plaatsvindt.
De derde stap is monitoring. Zet een terugkerende herinnering in uw agenda voor dertig dagen voor de verloopdatum van elk abonnement. Dat geeft u de ruimte om tijdig te beslissen zonder onder tijdsdruk te handelen.
Werkt u met Zarioh als Microsoft-partner? Dan zorgen wij proactief voor een overzicht van uw licentieportefeuille en informeren u ruim op tijd over naderende verloopdatums. Heeft u vragen over uw huidige abonnementen of wilt u weten of u al op EST bent beland? Neem contact met ons op.
Was dit artikel nuttig?
Ontvang nieuwe artikelen direct in je inbox.
Geen spam. Afmelden kan altijd.
